สร้างใบแจ้งหนี้ · ใบเสร็จรับเงิน · ใบกำกับภาษี

ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร

สามเอกสารนี้ถูกใช้สลับกันจนสับสน ทั้งที่มีหน้าที่ต่างกันชัดเจนและออกคนละจังหวะเวลา

ในทางปฏิบัติกิจการจำนวนมากออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี รวมเป็นใบเดียว เพราะรับเงินและส่งมอบสินค้าพร้อมกัน ซึ่งทำได้และถูกต้อง ขอเพียงมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนด เครื่องมือนี้จึงมีโหมดที่สามไว้ให้โดยเฉพาะ

ข้อสำคัญที่สุดคือใครออกใบกำกับภาษีได้ เฉพาะผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรแล้วเท่านั้น ผู้ที่ยังไม่ได้จดทะเบียนออกได้เพียงใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสดธรรมดา และไม่มีสิทธิ์เรียกเก็บ VAT จากลูกค้า การออกใบกำกับภาษีโดยไม่มีสิทธิ์มีความผิดตามกฎหมาย ถ้ายังไม่ได้จดทะเบียนให้ใช้โหมด "ใบเสร็จรับเงิน" และปิดการคิด VAT

อีกเรื่องที่คนคิดผิดบ่อยคือฐานของภาษีหัก ณ ที่จ่าย หัก ณ ที่จ่ายคำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการก่อนรวม VAT ไม่ใช่จากยอดหลัง VAT ลำดับที่ถูกต้องคือเอายอดก่อน VAT บวกภาษีมูลค่าเพิ่ม แล้วจึงหักภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายออกจากยอดที่จ่ายจริง โดยผู้จ่ายเงินมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับด้วย เครื่องมือนี้คำนวณตามลำดับนี้ให้แล้ว

สุดท้ายคือเรื่องเล็กที่มักถูกลืม เอกสารรับเงินของไทยนิยมเขียนจำนวนเงินเป็นตัวอักษรกำกับไว้เพื่อกันการแก้ไขตัวเลข เครื่องมือนี้แปลงให้อัตโนมัติทุกครั้งที่ยอดเปลี่ยน ถ้าต้องการแปลงตัวเลขเป็นบาทถ้วนแยกต่างหากใช้ แปลงตัวเลขเป็นบาทถ้วน · อยากออกใบเสนอราคาก่อนวางบิลใช้ สร้างใบเสนอราคา · คิด VAT หรือหัก ณ ที่จ่ายแยกใช้ คำนวณ VAT / หัก ณ ที่จ่าย